1. Quién es responsable de tus datos
ALCASystem (alcasystem.com.ar) es un software para administraciones de consorcios. Contacto para temas de privacidad: contacto@alcasystem.com.ar.
Tratamos los datos de acuerdo con la Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales y su normativa complementaria. Según de quién sean los datos, nuestro rol cambia:
- Datos de las administraciones que contratan el servicio (sus usuarios, su facturación, los pedidos de demo): ALCASystem es responsable del tratamiento.
- Datos de los consorcios, propietarios, inquilinos y proveedores que cada administración carga: la administración del consorcio es la responsable, y ALCASystem actúa como prestador de servicios de tratamiento por cuenta de ella (art. 25 de la Ley 25.326). Usamos esos datos sólo para prestar el servicio a esa administración, nunca para fines propios, y no se los cedemos a terceros.
2. Qué datos recopilamos
De los usuarios de la plataforma (administradores, equipo, estudios, propietarios, proveedores)
- Nombre, apellido, email, nombre de usuario, teléfono y rol.
- Contraseña, guardada sólo como hash irreversible: nadie, ni siquiera nosotros, puede leerla.
- Registro de actividad: inicios de sesión, dirección IP, navegador y qué cambios hizo cada usuario y cuándo (auditoría).
- Aceptación de estos términos, con fecha, IP y versión aceptada.
De los consorcios que administra cada administración
- Datos del consorcio: domicilio, CUIT, unidades funcionales, coeficientes, cuentas bancarias, encargados.
- Datos de propietarios e inquilinos: nombre, documento o CUIT/CUIL cuando se cargan, email, teléfono, unidad funcional, saldos, pagos, deudas, convenios y, si corresponde, información de reclamos judiciales.
- Comprobantes: facturas de proveedores, comprobantes de pago y transferencias, extractos bancarios, liquidaciones de expensas, recibos y documentación del consorcio.
- Comunicaciones: correos de la casilla que la administración conecte al webmail integrado, mensajes de WhatsApp enviados desde la plataforma, comunicados y tickets de reclamo.
De quienes piden una demo
- Nombre, email, teléfono, administración y el mensaje que nos dejes.
Cookies
Usamos sólo cookies técnicas: la de sesión (para que sigas logueado) y, si tildás «Mantener la sesión iniciada», una cookie que la recuerda. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento.
3. Para qué los usamos
- Prestar el servicio: liquidar expensas, emitir recibos, registrar pagos, conciliar bancos, gestionar proveedores, morosidad y reclamos.
- Enviar las comunicaciones que la administración decide mandar (expensas, recibos, avisos de pago, comunicados) por email, WhatsApp o notificación en la app.
- Seguridad: autenticar usuarios, limitar intentos de acceso, detectar abusos y dejar registro de quién cambió qué.
- Soporte técnico y, para quien pidió una demo, contactarlo.
No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad.
4. Proveedores que intervienen (integraciones de terceros)
Para funcionar, ALCASystem usa estos proveedores, que reciben sólo los datos necesarios para su tarea y bajo sus propias condiciones de confidencialidad y seguridad:
- Infraestructura: un servidor privado virtual (VPS) donde viven la aplicación, la base de datos y los archivos, y un servidor de correo saliente para los emails del sistema.
- Lectura de comprobantes: las facturas y los comprobantes de pago se leen primero en nuestro propio servidor (lectura del texto del PDF y reconocimiento óptico de caracteres, OCR), sin enviarlos a nadie. Sólo cuando eso no alcanza —por ejemplo, una foto borrosa o un escaneo de mala calidad— el documento se envía a Google (Gemini) para completar la lectura.
- Correo: si la administración conecta su casilla (por ejemplo, de Google o Microsoft), accedemos a ella con la autorización que la administración otorga y que puede revocar en cualquier momento.
- WhatsApp: los mensajes que la administración envía desde la plataforma viajan por WhatsApp (Meta).
- Notificaciones en el celular: Firebase Cloud Messaging (Google), para la app de propietarios.
Hoy no usamos herramientas de analítica de terceros ni pasarelas de pago: la plataforma no recibe ni guarda datos de tarjetas.
Algunos de estos proveedores procesan datos fuera de la Argentina (principalmente en Estados Unidos). Esa transferencia se hace sólo para prestar el servicio y con proveedores que aplican medidas de seguridad adecuadas, en los términos del art. 12 de la Ley 25.326 y su reglamentación.
5. Procesamiento automático e inteligencia artificial
ALCASystem usa modelos de inteligencia artificial y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para proponer datos: leer el CUIT, número, fecha e importe de una factura o identificar los datos de un comprobante de transferencia. La lectura se hace primero con OCR en nuestro servidor; la IA de Google interviene sólo cuando el OCR no alcanza.
- Toda propuesta la revisa y confirma una persona de la administración antes de imputarse a una liquidación o registrarse como pago. El sistema no toma por sí solo decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre propietarios o proveedores.
- Cuando interviene la IA, el proveedor recibe el documento sólo para procesarlo y devolver el resultado; nosotros no lo usamos para entrenar modelos.
- Si tenés dudas sobre cómo se procesó un dato tuyo, podés pedir que una persona lo revise escribiendo a contacto@alcasystem.com.ar.
6. Cuánto tiempo guardamos los datos
- Cuenta de usuario: mientras esté activa. Al darla de baja se desactiva el acceso y se eliminan o anonimizan los datos que no deban conservarse por ley.
- Liquidaciones, recibos, comprobantes y registros contables del consorcio: se conservan por el plazo que exige la ley, aunque se pida la eliminación (ver punto 7).
- Pedidos de demo: hasta 2 años desde el último contacto.
- Registros de seguridad y auditoría: el tiempo necesario para investigar incidentes y responder a requerimientos legales.
7. Tus derechos y cómo pedir la eliminación de tus datos
Podés pedir acceso, rectificación, actualización o supresión de tus datos personales (arts. 14 a 16 de la Ley 25.326).
Cómo hacerlo
- Si sos propietario, inquilino o proveedor de un consorcio: la responsable de tus datos es la administración de tu consorcio, así que el pedido va primero a ella. Si nos escribís a nosotros, se lo derivamos y la asistimos para que pueda responderte.
- Si sos usuario de una administración o pediste una demo: escribinos a contacto@alcasystem.com.ar desde el email registrado, con el asunto «Datos personales» e indicando qué pedís.
Podemos pedirte que acredites tu identidad antes de actuar. Respondemos el pedido de acceso dentro de los 10 días corridos y los de rectificación o supresión dentro de los 5 días hábiles, como establece la ley.
Excepciones: qué no se puede borrar (retención legal y contable)
La supresión no procede cuando la ley obliga a conservar el dato o cuando hacerlo perjudicaría derechos de terceros (art. 16, inc. 5, Ley 25.326). En la administración de consorcios esto aplica a:
- Liquidaciones de expensas, recibos, comprobantes de pago y facturas de proveedores, que son documentación respaldatoria de la contabilidad del consorcio: se conservan al menos 10 años (art. 328 del Código Civil y Comercial), además de los plazos que fije la normativa fiscal (ARCA) y la de administradores de consorcios aplicable en cada jurisdicción.
- Registros necesarios para una deuda, convenio o juicio en curso, hasta que termine y prescriba.
- Registros de auditoría que prueban quién hizo cada operación.
En esos casos, los datos se bloquean: dejan de usarse para cualquier otro fin y se conservan sólo para cumplir esa obligación. Vencido el plazo, se eliminan.
8. Seguridad
Cada administración vive aislada: ningún usuario ve datos de otra. Toda la comunicación viaja cifrada (HTTPS), las contraseñas se guardan como hash, los comprobantes no son públicos y se entregan sólo a usuarios con sesión y permiso sobre ese consorcio, los accesos tienen límite de intentos y cada cambio queda registrado. Ningún sistema es infalible: si detectamos un incidente que afecte tus datos, te avisamos a vos o a tu administración sin demoras injustificadas.
9. Cambios a esta política
Si la cambiamos de forma importante, lo avisamos dentro de la plataforma y, cuando corresponda, pedimos aceptar la nueva versión antes de seguir usándola. La fecha de vigencia está arriba.
10. Autoridad de control
El titular de los datos personales tiene la facultad de ejercer el derecho de acceso a los mismos en forma gratuita a intervalos no inferiores a seis meses, salvo que se acredite un interés legítimo al efecto conforme lo establecido en el artículo 14, inciso 3 de la Ley N° 25.326. La AGENCIA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, en su carácter de Órgano de Control de la Ley N° 25.326, tiene la atribución de atender las denuncias y reclamos que interpongan quienes resulten afectados en sus derechos por incumplimiento de las normas vigentes en materia de protección de datos personales.